Оформлення закордонного паспорта особі, яка досягла 16-річного віку здійснюється на підставі заяви-анкети, поданої нею особисто.
При цьому оформлення закордонного паспорта особі, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною здійснюється на підставі заяви-анкети піклувальника або іншого законного представника.
Звертаємо увагу, що оформлення закордонного паспорта вперше особі від 16 років здійснюється лише за наявності дійсного паспорта громадянина України (внутрішнього паспорту) у вигляді паспортної книжечки з усіма вклеєними відповідно до віку фотографіями або у формі ID-картки. На підставі свідоцтва про народження особі від 16 років оформлення закордонного паспорта вперше або за умови недійсності раніше оформленого закордонного паспорта не здійснюється. У такому випадку оформленню закордонного паспорта має передувати оформлення внутрішнього паспорта у формі ID-картки.
До заяви додаються:
попередній паспорт, який підлягає обміну (якщо паспорт оформлюється не вперше);
внутрішній паспорт у вигляді книжечки (за наявності);
або ID-карта (за наявності);
За відсутності дійсних документів, що підтверджують громадянство України (у тому числі за умови їх втрати або недійсності у зв'язку із закінченням строку дії чи несвоєчасного вклеювання фотокарток при досягненні 25- і 45-річного віку) - закордонний паспорт може бути оформлений ВИКЛЮЧНО після звернення особи із заявою про встановлення її належності до громадянства України і отримання Посольством належної відповіді від компетентних органів України про підтвердження її громадянства.
документ, що підтверджує постійне проживання або тимчасове перебування за кордоном (за наявності);
довідка про реєстрацію місця проживання в Україні / довідка про реєстрацію місця проживання тимчасово переміщеної особи (за наявності);
довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП; за наявності).
У разі втрати або викрадення попереднього паспорта до заяви додається документ (протокол, довідка тощо), виданий компетентним органом держави, в якій було втрачено або викрадено паспорт, що підтверджує факт звернення власника з приводу його втрати або викрадення. Такий документ подається без легалізації та перекладу українською мовою.
У разі оформлення паспорта у зв'язку зі зміною персональних даних (прізвища та/або імені) до заяви додається документ, що підтверджує таку зміну (свідоцтво про шлюб, про розірвання шлюбу, рішення суду тощо). При цьому оформленню закордонного паспорта на нове прізвище та/або ім’я має передувати переоформлення «внутрішнього» паспорта (ID-картки).
У разі коли заявникові раніше не оформлювався документ, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та/або надає право на виїзд з України і в’їзд в Україну, за умови оформлення паспорта для виїзду за кордон вперше, подається довідка про реєстрацію особи громадянином України (за винятком випадків, коли батьки особи на момент її народження були громадянами України).